Eksterne leverandører af vedligehold løfter byrden, men hvad med ansvaret?
Serviceaftaler kan være en rigtig god løsning til mange vedligehold. Især hvis opgaven kræver særlig viden eller godkendelse, som ikke findes i din virksomhed. Eller hvis det bedst kan svare sig at betale sig fra det.
Eksterne leverandører kan for eksempel lave regelmæssige tjek af sikkerhedsudstyr, såsom brandslukkere.
I serviceaftalen fremgår det, hvor ofte opgaven skal udføres. Men det er typisk op til dig eller leverandøren at aftale en bestemt dag, det skal gøres inden for det fastslåede interval.
Ved udført vedligehold får du typisk en servicerapport som dokumentation; det er vigtigt at beholde og holde styr på dokumentationen ved lovpligtigt vedligehold, så du kan påvise, at det er udført.
Husk, at du har ansvaret for dit lovpligtige vedligehold. Også selvom du har en serviceaftale.
Det er altså op til dig at sikre, at vedligeholdet er udført. Det kan gøres ved at planlægge bestilling af vedligeholdet og tjek af dokumentation (servicerapporten).
Vi anbefaler, at du ved vedligehold med lovkrav især lægger en konkret plan for disse 3 punkter:
- Hvem bestiller vedligeholdet og hvornår?
- Hvem sikrer at vedligeholdet er udført?
- Hvem er ansvarlig for dokumentationen, og hvordan gemmes og håndteres den?
Med en plan for de 3 punkter kan du sikre, at dine serviceaftaler bliver overholdt. Vi har set eksempler på serviceaftaler, som bliver helt glemt - bortset fra den del, hvor de sender fakturaen.
Derfor er det vigtigt, at en ansvarlig i din virksomhed tjekker op og sikrer sig, at serviceaftalen bliver bestilt, udført og dokumenteret.
Med en plan kan du sikre, at du kan fremvise dokumentationen ved eventuelle tjek (audit). Du kan også sikre dig, at du har den rette dokumentation, før du betaler faktura for vedligeholdet.
Automatiseret styring af serviceaftaler/eksterne leverandører af vedligehold
Med et vedligeholdsprogram (CMMS) kan du gøre styringen af serviceaftaler meget lettere for dig og dine ansvarlige. Her tager vi udgangspunkt i vores eget software, OnLion.
OnLion kan hjælpe dig med at styre dine interne vedligeholdsopgaver, ved at sende dem direkte til den ansvarlige.
Ved eksterne vedligehold har du 2 muligheder for at sikre en plan for de 3 førnævnte punkter:
Mulighed 1. Intern ansvarlig
Den første mulighed er at oprette to opgaver til en intern ansvarlig:
Opgave 1: Den ansvarlige bestiller det eksterne vedligehold.
Denne opgave skal gøres med et interval afstemt med serviceaftalen, eventuelt 2-4 uger inden vedligeholdet skal gøres. Så har både I og serviceleverandøren en periode til at koordinere hvornår det passer bedst.
Opgave 2: Den interne ansvarlige bekræfter, at vedligeholdet er udført, og at den rette dokumentation er på plads.
Med OnLion kan du gratis uploade filer, så det er oplagt, at en eventuel servicerapport uploades, i forbindelse med at den ansvarlige bekræfter, at servicen er udført.
Husk i begge tilfælde, at du kan inkludere nyttig information til den ansvarlige i opgavebeskrivelsen.
For eksempel kan opgave 1 (bestilling af service) indeholde et telefonnummer på den eksterne leverandør og kontaktperson. I opgave 2 kan du instruere den ansvarlige i at uploade servicerapporten via en note.
Denne mulighed er den mest oplagte, og du bevarer kontrollen internt i virksomheden.
Mulighed 2. Ekstern ansvarlig
Den alternative mulighed er at oprette den eksterne serviceleverandør som en ansvarlig i dit system. På den måde vil den eksterne ansvarlige modtage påmindelse om vedligeholdsopgaven direkte.
Her kan du oprette en enkelt opgave med deadline på den dag hvor servicen skal udføres.
Du kan sætte påmindelsestiden til 4 uger, så den eksterne har tid til at planlægge deres besøg i din virksomhed.
Ligesom ved mulighed 1 kan du ved opgaver til eksterne medarbejdere skrive opgavebeskrivelser, som indeholder alt den nødvendige viden til den eksterne ansvarlige.
For eksempel kan du angive et telefonnummer på relevante kolleger i din virksomhed som skal kontaktes for at aftale tidspunkt for servicen. Du kan også bede dem om at uploade servicerapporten direkte via en note på den opgave, de modtager, ved eksempelvis at tilgå OnLion på deres mobiltelefon.
Dette er en god løsning, men husk at aftale med den eksterne leverandør før du tilføjer dem til OnLion. Det er vigtigt, at de forstår, hvorfor de modtager påmindelser direkte, og at de er villige til at bruge systemet på den tiltænkte måde.
Vær også opmærksom på, at den eksterne leverandør, som udfører dit vedligehold, kan skifte fra gang til gang, og du bliver måske nødt til at sikre, at det faktisk er den ansvarlige, der bliver påmindet.
Vi anbefaler første mulighed, fordi det er den, hvor du bevarer mest kontrol. Anden mulighed kan dog være rigtig god. Og spare dig tid og ressourcer, hvis du har et godt forhold til din eksterne serviceleverandør, og de er helt indforståede med at bruge OnLion til at styre jeres aftale.
Vi håber, at denne artikel er brugbar for dig.
Hvis du har spørgsmål om vedligehold eller vedligeholdsprogrammet OnLion, er du mere end velkommen til at kontakte os på kontakt@onlion.io.