Hvordan styrer du bedst dit vedligehold digitalt?
Få et overblik over dine muligheder for at styre dit vedligehold: Hvilke fordele og ulemper er der ved regneark. Og hvilke er der ved vedligeholdsprogrammer (såsom OnLion)?
Til sidst sammenligner vi de to, og giver dig tips til at vælge det der passer bedst til dig.
Regneark
Mange bruger regneark til styring af vedligehold. For eksempel ved at bruge en af de utallige skabeloner som findes online.
De består typisk af lister af vedligehold som skal udføres i et bestemt år, samt hvilket udstyr der er involveret, og en dato det skal udføres.
Regneark udarbejdes, til hver medarbejder som er ansvarlig for vedligehold, på en eller flere maskiner.
Derefter sendes de til den ansvarlige, eller bliver leveret som print.
Herefter er det op til den ansvarlige, at afkrydse udførte opgaver. Det er også op til den ansvarlige, at huske at tjekke listen regelmæssigt.
Og hvis du vil have et overblik over hvad der bliver udført, skal du indsamle de afkrydsede regneark og kombinere dem manuelt.
Fordele ved regneark
Den største fordel ved regneark er at det er billigt - det koster kun en licens, til et program såsom Excel. Og den tid du ligger i at samle dine vedligeholdsopgaver, skrive dem ned, og give dem til dem som skal udføre dem.
En anden fordel er at det er tilgængeligt; de fleste har brugt et regneark før, og forstår hvordan de laves og læses.
Ulemper ved regneark
Den største ulempe ved regneark er at de kræver alt for meget manuelt arbejde. Regnearket gør intet af arbejdet for dig.
Du skal altså selv:
- Skrive alle dine opgaver ind, med det rigtige interval,
- Huske at holde regnearket opdateret, og lave et nyt hver måned/år,
- Huske at sende diverse regneark til dem som skal udføre opgaverne,
- Indsamle og kombinere afkrydsede ark, og lave brugbar statistik.
Og ansvarlige skal:
- Huske at tjekke listen regelmæssigt,
- Huske at krydse af når vedligehold er udført.
Samtidigt er der ingen indbygget kommunikation. Hvis ansvarlige har bemærkninger, eller forslag skal de sende en email, eller sige det til dig; og det går hurtigt tabt.
Der er heller ikke nogen god måde at håndtere dokumentation på; du kan for eksempel ikke lægge en servicerapport ind i regnearket, og dokumentationen går derfor let tabt.
Når en maskine eller en opgave overgår til en ny person, skal du lave et nyt regneark, og det eksisterende skal opdateres, og sendes eller udprintes.
Sidst men ikke mindst, så har du ingen mulighed for at gøre det nemmere, for ansvarlige at udføre vedligehold korrekt. For eksempel er der ingen oplagt måde at vedhæfte en manual til et regneark.
Vedligeholdsprogram
Alternativet til et regneark er et vedligeholdsprogram. Ikke alle vedligeholdsprogrammer er helt ens, men overordnet set har de samme formål. I den her sektion tager vi udgangspunkt i vores eget program, OnLion.
I OnLion tilføjes: det udstyr som skal vedligeholds, de ansvarlige som skal udføre vedligeholdet og de konkrete vedligeholdsopgaver.
Vedligeholdprogrammet sender derefter automatisk påmindelser om opgaver direkte til den ansvarlige per email.
Påmindelser består af en beskrivelse af opgaven og anden relevant information: deadline, hvor udstyret findes, og eventuelt en vedhæftet manual.
Ansvarlige modtager løbende påmindelser efter det fastsatte interval, helt automatisk.
Når en ansvarlig udfører en opgave i OnLion opdateres programmet automatisk. Og du kan som adminstrator nemt følge med i om opgaver bliver udført, og se overordnet statistik. Du får let overblik over dit vedligehold.
Ansvarlige kan også vedhæfte noter, eller dokumentation (såsom servicerapporter, se vedligehold og serviceaftaler).
Programmet sikrer altså også både effektiv kommunikation, og dokumentation automatisk.
Fordele ved vedligeholdsprogrammer
Fordelen ved at bruge et vedligeholdsprogram som OnLion er at du sparer tid. Med automatisk styring undgår du en masse manuelt arbejde.
Helt konkret, så automatiserer OnLion:
- Påmindelse til ansvarlige,
- Dokumentation af udført vedligehold,
- Kommunikation mellem dig og de ansvarlige,
- Fornyelse af opgaver; opgaver sendes med et bestemt interval, uden at du skal opdatere en liste hver måned/år,
- Overdragelsen af ansvar fra en person til en anden,
- Indsamling og sammenlægning af vedligeholdsdato, så det er brugbart.
En anden fordel er, at du får overblik og kan føle dig tryg over at vedligeholdet bliver udført og dokumenteret.
Et vedligeholdsprogram kan også være billigt. Med tiden du sparer er det god investering, at få et program til at udføre styringen automatisk.
OnLion er gratis, for styring af op til 10 stykker udstyr. Derefter koster det 349kr./måned for et ubegrænset antal udstyr. Altså kan du anse OnLion som en ny medarbejder der letter din byrde og arbejder 24/7, for kun 46 øre i timen.
Ulemper ved vedligeholdsprogrammer
Vedligeholdsprogrammer kan være dyre. Vores priser er beskrevet ovenfor, og er markedets laveste. Men andre kan let løbe op i over 20,000 kr om året.
I nogle tilfælde kan det også være svært at overskue, præcis hvad du kommer til at betale, fordi programmet er prissat efter antal brugere (OnLion har dog en fast pris for alle).
Nogle programmer er svære at bruge. Især hvis vedligehold ikke er programmets hovedfokus; nogle programmer er lavet til at styre produktion, og har vedligehold som en eftertanke. Andre er designet før brugervenlighed blev en prioritet i software (OnLion er kun lavet til at styre vedligehold, og brugervenlighed er førsteprioritet).
Sammenligning
Med et overblik over begge tilgange kan vi nu sammenligne dem.
Hovedforskellen ligger i hvor meget hjælp du får. Regneark er tilgængelige, og koster ikke penge - tilgengæld koster de en masse tid, da arket i sig selv ikke hjælper dig med at omdele, samle, eller danne overblik.
Vedligeholdsprogrammer derimod, koster penge og kan tage tid at lære. Men de sparer dig hurtigt en masse tid. De hjælper dig også med at få overblik, ved at samle data og danne statistik.
Hvad passer til dig og din virksomhed?
Vi anbefaler de fleste at bruge et vedligeholdsprogram - simplethen fordi du kan spare tid, som du kan bruge på andre vigtige ting. Det er dog op til dig at vurdere om du er enig.
For nogle, som har meget få vedligehold er det måske overskueligt at styre det ved hjælp af regneark; for eksempel som enkeltmandsvirksomhed. Det kan også være tilfældet hvis hver person i virksomheden er ansvarlig for sit eget vedligehold.
Hvis du kan svare ja til en af disse spørgsmål, vil vi anbefale et vedligeholdsprogram til dig:
- Er der flere personer som udfører vedligehold i din virksomhed?
- Har i mere end en vedligeholdsopgave per måned over et år?
- Har dine ansvarlige adgang til deres egen email indbakke (til at modtage opgaver)?
- Er det vigtigt for dig at kunne dokumentere dit vedligehold (for eksempel til certificering, eller ved lovkrav)?
Kontakt os gerne på kontakt@onlion.io, hvis du er i tvivl om hvilken tilgang der er den rigtige for dig.
Vi har nu gennemgået de forskellige tilgange til styring vedligehold. Først regneark, som er tilgængelige og billige, men som kræver mere manuelt arbejde end nødvendigt. Dernæst vedligeholdsprogrammer, med udgangspunkt i OnLion, som automatiserer store dele af styringen, og giver bedre overblik.
Vi håber at du har fundet artiklen brugbar.
Hvis du har spørgsmål, eller foreslag til ændringer er du velkommen til at kontakte os på kontakt@onlion.io.